En cas de maladie (Welcome Pack)

Que dois-je faire si je suis malade ?

Toute personne qui ne se présente pas sur son lieu de travail pour maladie ou accident, doit déclarer son incapacité de travail à l’employeur :

• Si mon responsable ou son représentant n’est pas joignable, je dois prévenir un membre de mon équipe (collègue).
  • Si je travaille en équipes successives (= Schichtarbeit), je préviens ma hiérarchie (ou un membre de mon équipe en son absence) le plus tôt possible, respectivement au moment de l’événement.
  • Si je ne travaille pas en équipes successives, je dois prévenir ma hiérarchie (ou un membre de mon équipe en son absence) au plus tard au moment de « l’ouverture » de mon service.

Je dois dans tous les cas contacter mon responsable ou son adjoint par téléphone pour confirmer l’absence et ce dès l’arrivée de ce dernier dans le service.

Je suis malade 1 ou 2 jours : (incapacité de travail de courte durée)

Pour une incapacité de travail de UN ou DEUX jours, le règlement HRS ne prévoit pas nécessairement la remise d’un certificat de maladie pour cette absence.
Cependant, en cas de maladies répétitives de courte durée, la Direction des HRS peut exiger, après concertation avec la Délégation du Personnel, la présentation d’un certificat médical dès mon premier jour d’absence. Dans ce cas, le suivi de mon absentéisme est effectué pour une durée de six mois et des mesures adaptées seront prises si la situation perdure. Les 1 ou 2 jours d’absence sans certificat sont exclusivement liés à une maladie et ne peuvent justifier aucune autre absence.
Une sanction – aussi bien interne en référence à la CCT et au code du travail – qu’externe (CNS) peut être prononcée à l’égard du salarié en cas d’utilisation frauduleuse du motif de maladie. => voir point 13

Où est-ce que je transmets mon certificat médical ?

• Je suis obligé(e) de soumettre, le 3e jour de mon absence au plus tard, un certificat médical attestant mon incapacité de travail et sa durée prévisible. Je peux l’envoyer sous format PDF à l’adresse mail maladie@hopitauxschuman.lu du service Ressources Humaines ET je dois toujours envoyer / remettre le volet du certificat dédié à l’employeur au service Ressources Humaines des HRS, 9 rue Edward Steichen L-2540 Luxembourg. Le mail ne remplace pas l’envoi de la copie du certificat à l’employeur.
• Je veille à remettre le certificat de maladie soit moi-même soit par une personne interposée de façon à ce que l’employeur soit au plus tard le 3e jour de mon incapacité de travail en possession du certificat médical. En cas d’envoi, le timbre postal fait foi.
• En cas d’hospitalisation, je dispose de 8 jours à compter de mon hospitalisation pour (faire) transmettre mon certificat médical respectivement mon certificat d’hospitalisation à l’employeur. J’avertirai en personne mon responsable ou via une personne interposée.
• Le certificat médical est délivré en plusieurs volets :
  • Volet 1 : j’envoie l’original à la CNS avant l’expiration du 3e jour ouvré de l’arrêt de travail selon les modalités définies par la CNS:
    • soit envoi postal (le cachet de la poste fait foi),
    • soit par envoi électronique en utilisant le formulaire online
  • Volet 2 : je le transmets au service Ressources Humaines des HRS
  • Volet 3 : je le conserve

Que dois-je faire en cas de prolongation ou de reprise après mon incapacité de travail ?

• Je dois informer (oralement ou par écrit) ma hiérarchie dès que j’ai connaissance d’une prolongation de mon incapacité de travail et ce dans les plus brefs délais. Toute prolongation, peu importe la durée, doit être obligatoirement justifiée par un certificat médical.
• De plus, je dois informer ma hiérarchie de toute reprise de travail et prendre connaissance de mon horaire de travail.
• Je dois dans tous les cas contacter mon responsable ou son adjoint par téléphone pour confirmer soit ma prolongation soit ma reprise et ce dès l‘arrivée de ce dernier dans le service.
• En cas de maladie ininterrompue de minimum 6 semaines, je suis obligé(e) de me rendre au SIST (médecine du travail) lors de la reprise de mon travail. J’informe le service RH de ma reprise qui se chargera de prendre le rendez-vous auprès du SIST. La médecine du travail m’envoie un courrier à domicile et je dois me rendre à cette visite médicale obligatoire.

Que dois- je faire si je veux reprendre le travail AVANT la fin de mon arrêt de travail ?

• Je préviens la CNS par mail en complétant la « déclaration d’une reprise anticipée » sur leur site (je dois me munir de mon numéro de matricule national). Je n’ai pas besoin de fournir un nouveau certificat médical de mon médecin pour reprendre le travail.
• Je préviens également mon supérieur hiérarchique et le service Ressources Humaines (via la boîte mail maladie@hopitauxschuman.lu)

Que dois-je faire en cas d’incapacité de travail pour maladie PLANIFIEE / PROGRAMMEE (opération, cure, …)

Je préviens mon supérieur hiérarchique / directeur le plus tôt possible sur mon absence et sa durée prévisible. Je remets un certificat de maladie.

La prise de congé légal avant et/ou à la fin d’une incapacité de travail pour opération planifiée ainsi que la prise d’une cure se font en bonne concertation avec le responsable de service en solidarité avec l’équipe. TOUTE maladie planifiée (même inférieure à 2 jours), nécessite la remise d’un certificat de maladie.

NB. Les règles du certificat de maladie sont à respecter !

• L’incapacité de travail concerne un mois entier :
  • Si le plan de travail n’est pas encore publié (=> antérieur à 10 jours avant la fin du mois concerné), il n’y aura ni surpassement, ni sous-passement du PRM du mois
  • Si le plan est publié (=> au-delà du 20 du mois), les postes planifiés sont remplacés par de la maladie.
• L’incapacité de travail concerne une partie d’un mois :
  • Si le plan de travail n’est pas encore publié (=> antérieur à 10 jours avant la fin du mois concerné), les jours ouvrables (LU-> VE) concernés sont planifiés par rapport au nombre d’heures journalières correspondant au taux d’occupation du salarié. Ex : un salarié travaille à 75%, le planificateur encode 6 heures de maladie / jour ouvrable concerné.
  • Si le plan de travail est publié (=> au-delà du 20 du mois), les postes planifiés sont remplacés par de la maladie.

Puis-je sortir en cas d’arrêt maladie ?

Aucune sortie n’est permise les 5 premiers jours de l’incapacité de travail (sauf en cas de traumatisme des membres supérieurs – art 194 Statuts CNS) malgré toute indication contraire figurant sur le certificat médical ! (Exception : pour prendre un repas et ceci seulement après en avoir informé la CNS au préalable)

Je peux sortir à partir du 6e jour d’incapacité de travail – pour les sorties non contre-indiquées – aux plages d’horaires suivantes : entre 10 :00 – 12 :00 et entre 14 :00 – 18 :00

• Je ne peux participer à des activités sportives / exercer une activité incompatible avec mon état de santé, fréquenter un débit de boissons ou un établissement de restauration (sauf pour la prise d’un repas et ce dès le 1er jour d’incapacité de travail)

Au cas où l’adresse de séjour pendant mon incapacité de travail est différente de mon domicile habituel, je dois en informer la CNS. suis malade pendant mon congé / ma récupération d’heures :
En cas de maladie pendant un jour de congé légal, un jour de repos ou de récupération d’heures planifiées, ce jour reste acquis. Je dois systématiquement prévenir ma hiérarchie dès le 1er jour de mon absence (téléphone, mail, …)

• Je me trouve sur le territoire luxembourgeois, je remets mon certificat médical dans les 3 jours
• Je me trouve à l’étranger, je remets le plus rapidement possible mon certificat médical à la CNS et à l’employeur (p.ex. par courriel (formulaire online CNS) et PDF pour mon employeur, puis envoi de l’original à l’employeur)
• En cas de maladie lors d’un jour libre, ce jour est caduc.

Est-ce que je peux maintenir le contact avec mon employeur/ ou être contacté durant mon incapacité de travail ?

Afin de maintenir le contact et pour organiser l’éventuel retour, mon supérieur hiérarchique peut me contacter pendant mon incapacité de travail (tout en conservant mon droit à la déconnexion).
Cependant, si j’exprime le souhait de ne pas être contacté, cela doit être respecté. Mon responsable conserve la possibilité de me contacter pour organiser l’activité du service, (ex. plan de travail).
Qui paie mes périodes d’incapacité de travail ? Et quelle en est la durée ?

• Mon employeur paie mon salaire et les autres avantages résultant de mon contrat de travail. A partir du moment où mes absences dépassent 77 jours calendrier endéans une période de référence de 18 mois, mon salaire est payé par la CNS.
• La CNS indemnise ensuite mon incapacité de travail jusqu’à un total de 78 semaines pour une période de référence de 104 semaines (2 ans) sans distinction selon la nature de la maladie. Je suis informé(e) par la CNS que mon contrat de travail prend fin à la date d’échéance indiquée dans leur courrier.

Après une plus longue absence (minimum 1 mois au cours des 3 derniers mois), puis-je demander une reprise progressive du travail ?

• Cette demande se fait à mon initiative (en collaboration avec mon médecin traitant) moyennant le formulaire standardisé « Demande de reprise progressive du travail pour raison thérapeutiques ». Elle débute après accord de la CNS et de l’employeur. J’en informe en parallèle ma hiérarchie. En collaboration avec ma hiérarchie, nous organisons le plan de reprise.
• La période de reprise est assimilée à une période de maladie et je continue à remettre un certificat de maladie. L’indemnité pécuniaire de maladie est due pendant cette période.
• Je ne peux pas poser des congés pendant la reprise progressive (car il ne faut pas d’interruption de la période de maladie)
• Je ne peux pas prester de temps de travail supplémentaire.

Y-a-t-il des sanctions en cas de non –respect des procédures ?

Le non-respect des obligations légales entraîne

• Un rappel des obligations légales (envoi courrier)
• Éventuellement l’application de sanctions en vertu de l’article 26 de la CCT-FHL

• Le non-respect de mes obligations au niveau de l’assurance maladie entraîne la perte du droit à l’indemnité pécuniaire de maladie.
• Le non-respect de mes obligations au niveau du droit du travail expose le salarié à un risque de licenciement.

TOUTE déclaration frauduleuse de maladie pourra être sanctionnée. -> Une fraude est un acte volontaire qui a pour objectif de bénéficier d’un droit auquel je n’ai pas initialement droit.

Le suivi de l’absentéisme au sein des HRS

Le service RH maintient un registre des absences et en assure un suivi rigoureux.

Des interventions directes (entretiens) pourront être réalisées par la hiérarchie du salarié.

• Des entretiens de sensibilisation seront réalisés par le N+1 en cas de maladies fréquentes afin de comprendre les causes sous-jacentes de ces absences répétées et ceci dans le respect de la confidentialité et de la vie privée.
• Des entretiens de clarification en présence des RH seront réalisés si les situations d’absentéisme persistent.
• Des entretiens de reprise seront réalisés par le N+1 après une maladie supérieure ou égale à 1 mois afin de faciliter la reprise du travail.Par la suite, j’envoie mon éventuel certificat de maladie à maladie@hopitauxschuman.lu (en format PDF ou JPEG)

Puis-je bénéficier d’un congé pour consultation médicale ?

Il n’existe à ce jour pas de congé de maladie pour vos propres consultation médicale :

• J’informe dans tous les cas ma hiérarchie pour me rendre chez mon médecin, kinésithérapeute etc. Des heures de congés ou de récupération sont à encoder par le planificateur.
  • Seules exceptions au niveau de heures : visite auprès de la médecine du travail / les examens prénataux chez la femme enceinte. Un code spécial permet de renseigner ces heures dans HCPS.
• Suite au protocole d’accord intermédiaire du 1er janvier 2025 au 31 décembre 2025, un accord permettant d’octroyer des heures pour se rendre à vos propres visites médicales et paramédicales est en cours d’élaboration par la Direction et la Délégation,
• Après validation de cet accord, le Mémento et le Règlement interne en matière d’incapacité de travail pour maladie seront adaptés et diffusés.

Pour des détails supplémentaires voire les modalités d’encodage des maladies dans l’outil de planification HCPS, veuillez-vous référer au « Règlement interne en matière d’incapacité de travail pour maladie » en vigueur que vous pouvez consulter dans KIWI Rubrique « Ressources Humaines » ou le critère de recherche «règlement incapacité de travail».

Mon enfant est malade

Je remets le certificat de maladie au nom de mon enfant attestant la nécessicité de présence d’un parent (congés pour raison familiale: CRF)

Pour des heures isolées ou si le CRF a été entièrement pris pour la tranche d’âge en question, du congé social peut être demandé. Le formulaire « Demande de congé social » se trouve sur le portail :