Allgemeine Einkaufsbedingungen der Hôpitaux Robert Schuman

1. Geltungsbereich

Die vorliegenden Allgemeinen Einkaufsbedingungen gelten ausschließlich für den Einkauf von Produkten und Dienstleistungen, sei es medizinischer Natur oder nicht, durch die HRS – Hôpitaux Robert Schuman S.A. mit Sitz in 9 rue Edward Steichen L-2540 Luxemburg, im Folgenden bezeichnet als HRS einerseits, von seinen Lieferanten, auch Auftragsnehmer genannt, andererseits.

2. Bestellungen

Jegliche Bestellung von Produkten, Material oder Dienstleistungen muss Gegenstand eines Bestellscheins sein, der per Fax oder per jedwedem anderen vereinbarten schriftlichen Kommunikationsmittel übermittelt wird (einschließlich elektronischer Kommunikationsmittel). Die Bestellungen sind nur dann verbindlich, wenn sie von einer dazu von den HRS ermächtigten Person erstellt und validiert werden. Die Bestätigung der Bestellungen hat schnellstmöglich zu erfolgen, wobei mit der Bestellung der Preis und der Liefertermin festgelegt werden. Durch die Bestätigung wird die Bestellung rechtsgültig. Wenn ein Auftragsnehmer die Bestellung ablehnen möchte, muss er dies dem Auftraggeber per Fax oder per jedwedem anderen vereinbarten schriftlichen Kommunikationsmittel (einschließlich elektronischer Kommunikationsmittel) mitteilen. Die Zustellung dieser Benachrichtigung hat innerhalb einer Frist von maximal acht (8) Werktagen nach dem Eingang der Bestellung zu erfolgen. Beim Ausbleiben einer solchen Benachrichtigung oder der Überschreitung dieser Frist gilt die Bestellung als stillschweigend durch den Auftragsnehmer angenommen. Die in der Bestellung festgelegten Bedingungen oder die Bedingungen, auf die in der Bestellung Bezug genommen wird, sind vom Lieferanten einzuhalten. Jegliches weitere, dieser Bestätigung der Bestellung beigefügtes Dokument, ist null und nichtig.

3. Annahme der Bestellung

Mit der Annahme der Bestellung verpflichtet sich der Auftragsnehmer, die in diesem Dokument festgelegten Allgemeinen Einkaufsbedingungen, ohne Ausnahme oder Vorbehalt einzuhalten. Es kann keinerlei andere Gepflogenheit oder vorherige anderslautende oder gegensätzliche Gegebenheit, jedwede gedruckte oder handschriftliche Klausel, welche sich in einer Broschüre, Katalog, Kostenvoranschlag, Rechnung, Brief oder jedwedem anderen Dokument des Auftragsnehmers befindet, und welche nicht ausdrücklich durch die HRS angenommen wurde, geltend gemacht werden. Wenn eine oder mehrere in diesen Allgemeinen Einkaufsbedingungen festgelegten Bestimmungen, aus welchem Grund auch immer, nicht angewendet werden könnten, bleiben die anderen Bestimmungen weiterhin gültig. Sollten die Allgemeinen Verkaufsbedingungen des Auftragsnehmers nicht mit diesen Allgemeinen Einkaufsbedingungen übereinstimmen, sind diese nur dann für die HRS verbindlich, wenn sie Gegenstand einer schriftlichen Vereinbarung mit der Direktion, der Zentralen Einkaufsabteilung oder der Apotheke der HRS sind.

4. Befugte Personen, Ansprechpersonen

Erfolgt der Einkauf mittels eines einfachen Bestellscheins, wird der Auftragsnehmer durch die Zustellung der Kopie des unterzeichneten Bestellscheins und der Anlagen benachrichtigt. Bei der natürlichen Person, die zur Vertretung zwecks Durchführung der Bestellung befugt ist, handelt es sich um jene Person, die den Bestellschein validiert hat. Der Auftragsnehmer wird jedoch ersucht, sich in erster Linie an die Ansprechperson zu wenden, deren Kontaktdaten in der Kopfzeile des Bestellscheins angegeben werden.

5. Zulieferung oder Abtretung von Aufträgen oder Forderungen

Die Abtretung von Aufträgen oder Forderungen bedarf der vorherigen Genehmigung der HRS. Im Falle einer Zulieferung oder einer Abtretung bleiben die Allgemeinen Einkaufsbedingungen des Originalvertrags weiterhin verbindlich. Der Auftragsnehmer ist für die abgetretenen Dienstleistungen in gleicher Weise haftbar, wie für die durch ihn selbst erbrachten Dienstleistungen.

6. Preise

Die vereinbarten Preise bleiben bis zur vollständigen Erfüllung des Auftrags gültig. Jedwede Preiserhöhung bedarf einer schriftlichen Mitteilung, welche spätestens beim Zeitpunkt der Bestätigung der Bestellung zu erfolgen hat und zur Gültigkeit der Annahme durch die HRS bedarf. Wenn der Auftragsnehmer nicht vor der Lieferung des Materials auf fehlerhafte Preise auf denen von den HRS angefertigten Aufträgen hinweist, bedeutet dies, dass sich der Auftragsnehmer mit denen auf der Bestellung der HRS festgelegten Preisen, in voller Kenntnis der Sachlage, einverstanden erklärt. Der Auftragsnehmer verpflichtet sich, den HRS die für seine bevorzugte Kundschaft vorbehaltenen Preise anzubieten. Aufträge über einen geringen Betrag können Gegenstand einer Versandkostenpauschale sein, wobei dieser Betrag entweder in der Vereinbarung mit den HRS festgelegt wird oder im Kostenvoranschlag, wenn für die entsprechende Bestellung ein besonderer Preisvorschlag gemacht wurde, ersichtlich ist.

Mögliche jährliche Preisindexierungen müssen Gegenstand eines den HRS übermittelten Schreibens sein. Die HRS behalten sich das Recht vor, diese Preiserhöhung anzufechten unter Berufung auf durch die Finanzierungsstellen auferlegten Budgeteinschränkungen.

7. Preisangebote

Die Preisangebote sowie deren Bedingungen sind ab dem Zeitpunkt der Unterzeichnung und dem Versand durch den Auftragsnehmer verbindlich. Wird kein Preisangebot unterbreitet, sind die Bestellung sowie die darauf sich befindlichen Informationen ebenfalls verbindlich, vorbehaltlich einer Anfechtung von Seiten des Auftragsnehmers innerhalb der unter Artikel 2 angegebenen Fristen.

8. Lieferungen

Die Lieferungen haben an die auf dem Bestellschein angegebene Lieferadresse zu erfolgen. Jedwede Lieferung enthält zusätzlich zur Ware, einen detaillierten Lieferschein. Jedwede Lieferung muss von einem Mitarbeiter der HRS unterzeichnet werden, welcher dazu befugt ist, Bestellungen anzunehmen und die Einrichtung zu verpflichten. Für jede Bestellung und für jede Lieferung wird ein neuer Lieferschein ausgestellt. Auf jedem Lieferschein wird in gut lesbarer Schrift die Bestellnummer angegeben, welche unseren Originalunterlagen zu entnehmen ist. Liegt die Menge der Lieferung über der bestellten Warenmenge, wird diese Lieferung nicht angenommen, außer im Falle der vorherigen Zustimmung durch die HRS. Die Lieferung der Ware erfolgt auf Risiko des Auftragsnehmers. Die Zustellung und Lieferung der Bestellung erfolgt frei von jeglichen Gebühren und Steuern an unsere Lieferadresse. Nationale und internationale Lieferungen haben unter Einhaltung der Incoterms-Regeln DDP ((Auflage 2000) DDP: Delivered Duty Paid, zum Zielort, bei erfolgter Importverzollung) zu erfolgen. Die Überprüfung der Ware erfolgt bei der Annahme oder, falls notwendig, bei der Verwendung. Die Beschwerde kann innerhalb von 72 Stunden eingereicht werden. Die bereits getätigte(n) Zahlunge(n) schließen in keiner Weise Beschwerden aus.

9. Rechnung

Die Rechnungsstellung muss innerhalb von 90 Tagen nach der Lieferung erfolgen, wobei die in der Kopfzeile des Bestellscheins angegebene Rechnungsadresse angegeben werden muss. Das Standardzahlungsziel der HRS sieht eine Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung vor. Auf der Rechnung sind die Bestellnummer der HRS sowie die Nummer des Lieferscheins des Auftragsnehmers anzugeben. Pro Lieferung wird eine Rechnung ausgestellt. Es können nicht mehrere Bestellungen auf einer Rechnung zusammengefasst werden.

10. Lieferfristen

Die Lieferfristen sind verbindlich. Falls der Auftragsnehmer die Lieferfristen nicht einhalten kann, muss er die HRS spätestens zum Zeitpunkt der Bestätigung der Bestellung darüber in Kenntnis setzen. Im Falle von höherer Gewalt, hat der Auftragsnehmer die HRS umgehend in Kenntnis zu setzen, unter Angabe des neuen Lieferdatums und der Gründe des Verzugs. In diesem Falle behalten sich die HRS das Recht vor, die Bestellung ohne Einhaltung von weiteren Formalitäten oder Zahlung von Entschädigungen zu stornieren. Im Falle der Überschreitung der Lieferfrist ohne vorherige Mitteilung, behalten sich die HRS das Recht vor, die verspätete Lieferung anzunehmen oder abzulehnen.

11. Beschwerden – Kompetenzen des Auftragsnehmers:

Der Auftragsnehmer erklärt über folgende Kompetenzen, Kapazitäten und Befugnisse zu verfügen:

  • Die notwendigen Kompetenzen, insbesondere technischer Natur, und Mittel zur Gewährleistung der Lieferung der Produkte, der Materialien oder Dienstleistungen unter Einhaltung der Bestimmungen der Bestellung, insbesondere in Hinsicht auf die Quantität, Qualität, Leistungsverhalten und Fristen;
  • Die finanziellen Kapazitäten und menschlichen Ressourcen zur Gewährleistung der Lieferung der Produkte, Materialien oder Dienstleistungen, ohne dass eine Gefahr der Unterbrechung der Lieferung besteht;
  • Die zur Lieferung der Produkte, Materialien oder Dienstleistungen notwendigen Befugnisse, Rechte und Genehmigungen.

Der Auftragsnehmer erklärt ausdrücklich, die gültigen gesetzlichen Bestimmungen zu erfüllen, insbesondere die Sozialvorschriften und Steuerregelungen, und die möglicherweise noch ausstehenden Summen in diesem Zusammenhang (Steuern, Gebühren, Abgaben, usw.) beglichen zu haben.

12. Verpackung

Die bestellten Artikel müssen je nach Referenz verpackt sein, wobei diese gut sichtbar auf einem Etikett auf das jeweilige Paket geklebt oder an diesem angebracht werden muss. Der Auftragsnehmer haftet für das Zerbrechen oder jedwede Beschädigung oder Mängel, welche auf mangelhafte Verpackung oder Sicherung der Ladung zurückzuführen sind. Mehrwegverpackungen sind auf dem Lieferbeleg zu vermerken und werden Gegenstand einer gesonderten Rechnung. Gutschriften, die auf von dem Auftragsnehmer zurückgegebenen Verpackungen zurückzuführen sind, werden zu Guthaben und dürfen in keinem Falle von dem Rechnungsbetrag abgehalten werden.

13. Erbringung von Dienstleistungen

Die Erbringung jedweder Dienstleistung hat auf ausdrückliche Anfrage der HRS zu erfolgen und muss sich auf ein offizielles Dokument beziehen. Die Gesellschaft, welche auf dem Standort der HRS eine Dienstleistung erbringt, muss sich bei ihrer Ankunft zwingend beim Empfang anmelden und vor dem Verlassen des Standortes, den ihr ausgestellten Besucherausweis zurückgeben. Die durchgeführten Arbeiten und die erbrachten Dienstleistungen sind von dem Verantwortlichen der jeweiligen Abteilung oder von der technischen Abteilung zu validieren. Das Arbeitsblatt muss von einer befugten Person unterzeichnet werden und eine Kopie davon ist der Rechnung beizufügen.

14. Bedienungsanleitung und Begleitunterlagen

Jedwedes technisches oder medizin-technisches Gerät muss zusammen mit den notwendigen (aktuellen) technischen Unterlagen geliefert werden: Die vollständige Bedienungsanleitung auf Französisch und auf Deutsch, den vollständigen technischen Unterlagen und der Liste der Ersatzteile, unter Angabe der entsprechenden Referenzen und Benennungen, der vollständigen technischen Zeichnungen und Schemata sowie die Kopie der Konformitätsbescheinigung. Diese Unterlagen sollen den Unterhalt, die ordnungsgemäße Verwendung und den Betrieb des gelieferten Materials gewährleisten. Diese Unterlagen werden ohne Preiszuschlag zur Verfügung gestellt.

15. Medizinprodukte/Medikamente

Der Auftragsnehmer verpflichtet sich, bei jeder Lieferung von Medizinprodukten oder Medikamenten, die in Luxemburg anwendbaren Gesetze einzuhalten. Die Einkaufsbedingungen für Medikamente im Großherzogtum Luxemburg können auf der Internetseite der FHL – Fédération des Hôpitaux Luxemburgeois eingesehen werden.

16. Haftung

Der Auftragsnehmer gewährleistet, dass die gelieferte Ware keinerlei Mängel vorweist, durch welche der Wert vermindert und die vorgesehene Verwendung beeinträchtigt werden könnte. Der Auftragsnehmer gewährleistet, dass die gelieferte Ware die vereinbarten Eigenschaften aufweist, den vorgeschriebenen Besonderheiten und Anforderungen, sowie den gesetzlichen Bestimmungen entspricht und, dass die gelieferte Ware den Bedingungen in Hinsicht auf die Unfallvorbeugung, den Umweltschutz und Sicherheitsansprüchen entspricht und jedwede weitere gültige Vorschriften eingehalten werden. Im Falle eines Mangels obliegt dem Auftragsnehmer die Verantwortung, die festgestellten Mängel unentgeltlich zu beseitigen oder die Ware zu ersetzen. Andernfalls behalten sich die HRS das Recht vor, auf Kosten des Auftragsnehmers, die Mängel zu beseitigen oder die Ware zu ersetzen. Die Haftungspflicht des Auftragsnehmer sind ebenfalls auf die Unterhändler des Auftragsnehmers anwendbar. Die Dauer der Haftungspflicht ist gesetzlich festgelegt oder muss Gegenstand eines gesonderten Abkommens zwischen den Parteien sein.

17. Zahlung

Die Zahlungen haben unter Einhaltung der mit dem Auftragsnehmer vereinbarten Bedingungen zu erfolgen. Keine Bestellung ist im Voraus zu zahlen oder ist Gegenstand eines Vorschusses oder eines Vorabzugs, außer bei vorheriger Vereinbarung zwischen den HRS und seinem Auftragsnehmer, welche ordnungsgemäß festgehalten und von beiden Parteien unterzeichnet werden muss.

18. Hygiene

Der externe Dienstleister muss, bei der Durchführung eines jeden Auftrags auf dem Standort der HRS, die von den HRS festgelegten Hygienevorschriften einhalten. Während der Durchführung eines Auftrags eines externen Auftragsnehmers behält sich die Abteilung für Prävention und Infektionskontrolle (Service Prévention et Contrôle de l‘Infection SPCI) das Recht vor, die Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen. Die Durchführung eines Auftrags in einem Patientenzimmer oder in für den Patientenempfang bestimmten Räumlichkeiten, bedarf der vorherigen Zustimmung des Pflegepersonals der entsprechenden Abteilung. Der HRS-Mitarbeiter, welcher für den Empfang des externen Dienstleistungsanbieters zuständig ist, setzt diesen über die einzuhaltenden Hygienevorschriften in Kenntnis. Auf einer Baustelle sind die Angaben der technischen Abteilung der HRS zu befolgen. Während der Erbringung der jeweiligen Dienstleistung haben die externen Dienstleistungsanbieter den Verantwortlichen der jeweiligen Abteilung unverzüglich auf jegliches Hygieneproblem hinzuweisen, welches im Rahmen der entsprechenden Tätigkeiten aufgetaucht ist.

19. Umwelt

Die Produkte müssen den in der Europäischen Union geltenden Gesetzen, Verordnungen und Normen über den Umweltschutz entsprechen. Der Auftragsnehmer verpflichtet sich diese Verpflichtungen an seine eigenen Unterhändler, welche gemäß Artikel 5 ordnungsgemäß von den HRS zugelassen wurden, weiterzugeben.

20. Arbeitssicherheit

Der externe Dienstleister muss, bei der Durchführung eines jeden Auftrags auf dem Standort der HRS, die von den HRS festgelegten Sicherheitsvorschriften einhalten. Während der Durchführung eines Auftrags eines externen Auftragsnehmers behält sich die Abteilung für die Prävention, Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (Prévention, Sécurité et Santé au Travail PSST) das Recht vor, die Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen. Vor der Durchführung von Arbeiten auf risikogefährdeten Einrichtungen, durch welche die Gesundheit der Patienten oder von jedweder anderen Person beeinträchtigt werden könnte, hat der externe Auftragsnehmer zuvor den Präventionsplan zur entsprechenden Arbeit auszufüllen.

21. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der Vorschriften der Verordnung Nr.2016/679, der sogenannten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (Im Englischen auch General Data Protection Regulation GDPR genannt) und insbesondere zur Einhaltung der Vorschriften in Hinsicht auf die Beziehung zwischen dem Auftragsverantwortlichen und seinen Auftragsverarbeitern, wie in Artikel 28 der DSGVO dargelegt.

22. Vertraulichkeit

Die Parteien erkennen an, dass sie im Rahmen einer Geschäftsbeziehung und/oder der Durchführung von Arbeiten oder der Erfüllung eines Vertrags, Zugang zu besonderen personenbezogenen Daten (Artkel 4 und 9 DSGVO)oder zu vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei erhalten können. Die Parteien verpflichten sich, die Vertraulichkeit der Daten, Fakten und Elemente zu wahren, über welche sie Kenntnis erlangen könnten.

23. Beratung

Im Falle einer Beratungstätigkeit durch den Auftragsnehmer haftet dieser für die Schäden, welche nachweislich direkt auf eine mangelhafte Beratung zurückzuführen sind, wenn diese Schäden unter den gegebenen Bedingungen und im Falle der herkömmlichen fachlichen Kenntnisse und Aufmerksamkeit hätten verhindert werden können. In den weiteren Fällen kann der Auftragsnehmer nicht für die Schäden, die auf seine Beratungstätigkeit zurückzuführen sind, haftbar gemacht werden.

24. Anwendbares Recht

Im Falle einer Rechtsstreitigkeit ist ausschließlich das luxemburgische Recht anwendbar. Die Parteien erklären, dass die luxemburgischen Gerichte für jegliche Rechtsstreitigkeit oder Unstimmigkeit zuständig sind.