Le rôle du conseil d’administration

Le conseil d’administration de la HRS SA est responsable  de la gestion et du contrôle des Hôpitaux Robert Schuman dans le sens des décisions stratégiques et de haut niveau, lesquelles incluent notamment les points suivants : 

• discussion et approbation des comptes annuels, y inclus approbation des mises en réserve ou dividendes intérimaires ; 
• structuration du financement des activités de la société, hors financements par la main publique ; 
• ouverture et fermeture de sites ; 
• changement dans la stratégie ; 
• approbation du budget ; 
• lancement de nouvelles activités ou arrêt d’activités existantes ; 
• approbation des conventions qui ont un impact stratégique ; 
• nomination des personnes clés. 

A ce titre, il arrête la politique générale, les choix stratégiques et définit les activités des établissements. Il exerce le contrôle sur ces activités. 

Il agit bien entendu dans le respect des lois, règlements et conventions applicables.

Son président est en charge de la gestion des activités administratives, qui incluent toutes les activités liées aux réunions du conseil, de la prévision des ordres du jour à la veille au déroulement efficace de celles-ci. Dans ce cadre il est responsable de l’arbitrage des débats, de la gestion des potentiels désaccords, et de la gestion des conflits d’intérêt (y compris de leur divulgation). Il travaille en collaboration active avec toutes les parties prenantes : équipe de direction, autorités supérieures, auprès desquelles il se fait le porte-parole du CA.

Composition du conseil d’administration

Le conseil d’administration est composé de personnes dont les compétences reflètent collectivement les compétences nécessaires pour la gestion des activités de la société.

(situation au 1er juin 2025)

Membres

Les administrateurs sont nommés pour une période de trois ans.

Le président du CA et le vice-président sont nommés pour une période de cinq ans.

Les compétences recherchées lors du recrutement d’un nouvel administrateur sont les suivantes :

• compétence opérationnelle ;
• connaissance du monde hospitalier et de l’écosystème de santé luxembourgeois 
• compétence en gestion d’entreprise ou de structure  
• toute autre compétence qui peut représenter une valeur ajoutée dans la gouvernance au sens large : audit, évaluation des risques…

Les critères de sélection sont orientés autour du maintien de l’équilibre entre les différentes compétences et représentations :

• équilibre entre fonctions hospitalières / santé et fonctions extrahospitalières / hors du monde de la santé 
• équilibre entre représentants internes (représentants de la délégation, membres du personnel de l’hôpital) et externes 
• équilibre dans les compétences recherchées (gouvernance, opérationnelles…) en parallèle du degré de reconnaissance des postulants dans leur domaine d’activité, de toute valeur ajoutée qu’ils pourraient représenter pour le CA en dehors des compétences recherchées, y compris une éventuelle expérience en tant que patient qui pourrait permettre une considération en tant que patient partenaire. 

Les personnes souhaitant présenter leur candidature peuvent :

• Soumettre une lettre de motivation détaillant leur engagement, leur vision pour l’organisation et leurs compétences pertinentes pour le rôle ;
• Fournir un curriculum vitae ou un résumé de leurs expériences et qualifications en lien avec le poste

L’activité en 2024 

En 2024, le conseil d’administration de la HRS S.A. s’est réuni 5 fois. Lors de ces réunions, le conseil a supervisé et pris les décisions nécessaires pour l’avancement des projets stratégiques des HRS, parmi lesquels, entre autres, les sujets qui seront décrit dans les chapitres suivants. 

Le conseil d’administration a continué en 2024 son processus d’amélioration continue, à travers un processus d’autoévaluation par vote anonyme de tous les administrateurs.

Les thématiques ayant obtenu les votes les moins enthousiastes ont été discutées en CA pour définir et mettre en œuvre des axes de développement.

Qualité des soins / Accréditation Canada

L’accréditation est un processus d’évaluation par un organisme externe des pratiques, procédures, services, et soins des institutions hospitalières, sur la base de normes, de pratiques et de références d’excellence utilisées par des organismes du monde entier. Il permet d’augmenter l’efficacité, la qualité et la sécurité dans les établissements hospitaliers.

Les Hôpitaux Robert Schuman sont accrédités au niveau Or depuis Mars 2023, et l’année 2024 a été consacrée à deux objectifs principaux : ancrer les pratiques qui avaient été mises en place pour obtenir l’accréditation, et en parallèle augmenter encore le nombre de critères sur lesquels l’organisme nous évalue conformes.  Un nouveau modèle a été développé : tous les 2 mois, les équipes de soins évaluent elles même leurs pratiques sur des thématiques de sécurité ou d’excellence, et définissent en équipe les actions d’amélioration qu’elles peuvent déployer. La qualité se vit au quotidien !

Avec cette accréditation, et toutes les démarches entreprises pour attendre l’excellence au quotidien, les patients et leurs proches savent qu’ils ont choisi une structure de soins qui améliore constamment la qualité, la sécurité et l’efficacité de ses infrastructures et de ses services.

Au-delà de l’accréditation, le Conseil d’Administration supervise la démarche générale de gestion de la qualité et des risques au sein des HRS, à travers :

• Un plan de sécurité patient
• Le suivi des évènements indésirables
• Le suivi de la gestion des plaintes

qui font l’objet d’un rapport trimestriel au Conseil d’Administration,  intégrant tous les indicateurs relatifs à la qualité et à la sécurité.

Innovation digitale

La digitalisation rationalise l’expérience utilisateur et accélère l’interaction entre l’hôpital et les usagers. Le principe de la digitalisation est d’utiliser des informations numérisées pour améliorer les processus.

En mettant l’accent sur la digitalisation, la Direction générale a montré qu’il s’agit d’un enjeu stratégique pour les HRS afin de réaliser la transformation digitale de l’établissement.

L’objectif est d’adopter les outils digitaux pour soutenir le personnel hospitalier dans sa mission : soigner, tout en répondant aux enjeux majeurs de santé publique actuels et futurs. L’hôpital digital de demain permettra par exemple au patient de faire son admission en un clic, d’avoir accès à son planning de soin depuis son domicile, d’accéder à la téléconsultation.

Master plan et construction

L’année 2024 s’est concentrée sur les travaux d’aménagement du site Zitha, en vue d’accueillir les services Hôpital de jour Gériatrique et Rééducation Gériatrique sur de nouveaux espaces qui s’étalent sur 3 étages de la clinique.

Le projet de la future tour de l’hôpital Kirchberg est également plus que jamais au cœur des travaux menés par les équipes Infrastructures des HRS. Plusieurs réunions avec le ministère de la santé et de la sécurité sociale ont été menées, nous rapprochant un peu plus du démarrage de ce chantier qui visera à moderniser le site Kirchberg.

Patient partenaire

Le concept de patient partenaire est issu de la loi sur les droits du patient et de différents modèles de partenariat en santé, où le patient souhaite réellement participer à des soins, dans les discussions et les prises de décision concernant les soins et services, et peut même devenir expert et former d’autres patients et aussi les professionnels de la santé sur base de son expérience avec la maladie.

Ce concept est un grand changement de culture pour les professionnels de la santé, car il redéfinit le concept de collaboration dans le système de soins.

Le patient peut en outre être intégré à trois niveaux :

• Le niveau clinique, où celui-ci participe à ses soins et est intégré dans les prises de décision. Il peut aller jusqu’à transmettre ses expériences avec la maladie pour faire profiter l’équipe et les autres patients,
• Le niveau organisationnel, où le patient est intégré dans les projets et participe à la gouvernance,
• Le niveau politique, qui prend en compte la place du patient hors de l’hôpital, au niveau politique et au niveau des associations.

L’année 2024 s’est vue une progression majeure dans la démarche, à travers :

• L’officialisation en Octobre 2024 des statuts de notre Comité Patients Partenaires Professionnels (le CPPP), issu d’un groupe de travail intégrant déjà des patients depuis plusieurs années
• Le processus du recrutement officiel des membres du CPPP (annonce, entretien, sélection) sur la fin de l’année 2024
• La définition d’un nouvel objectif stratégique « Amélioration de l’expérience patient » qui vise à mettre en place d’ici fin 2025 deux à trois améliorations proposées par les patients au sein de chacun des services de soins des HRS.

Plan de gestion des talents

Depuis plusieurs années le Conseil d’Administration supervise le plan de gestion des talents, qui s’inscrit dans les axes stratégiques Employee Experience et Physician Experience de l’établissement.

Dans ce cadre, un plan est développé pour :

• Attirer et fidéliser les talents (personnel soignant, administratif, médecins)
• Renforcer l’attractivité de l’établissement comme employeur (« Best place for care »)
• Répondre aux enjeux de pénurie et de transformation du système de santé
• Fidéliser nos personnels en créant un environnement propice au développement professionnel et personnel, au bien-être, à un cadre de travail sécure et bienveillant
• Valoriser et reconnaître l’ensemble des personnels engagés au sein de l’institution