Politique approuvée par Comité de Direction HRS le 7 mai 2020, date de revue : 13 juin 2022, date de revue : 05.01.2023
Entrée en vigueur en mai 2020, date de revue : 10.02.2022, date de revue 05.01.2023, date de validation 16.01.2023 par le CoDirMed et DG
Mécanisme de révision : Revue systématique des processus et des documents selon les principes de gestion documentaire HRS, en tenant compte de l’évolution des réglementations et des recommandations (inter)nationales et/ou des modifications survenant dans nos processus internes. A défaut, la révision s’effectuera selon le cycle de vie défini informatiquement.
Principes directeurs
La politique de gestion des événements indésirables est liée au management global des risques mené par la Direction Générale des Hôpitaux Robert Schuman.
Celle-ci vise le développement d’une culture de sécurité des soins participative avec pour objectif l’apprentissage des situations à risques, tout en garantissant la sécurité des patients et des collaborateurs.
La présente politique vise à établir les modalités relatives à la gestion des événements indésirables et repose sur les principes fondateurs suivants :
La sécurité des patients et des collaborateurs est une priorité permanente au sein des Hôpitaux Robert Schuman. La sécurité des soins n’est jamais négligée au profit d’un rendement plus important. La Direction Générale HRS soutient une culture de sécurité et encourage les collaborateurs à signaler tous les incidents. Sont notamment signalés:
- Presqu’évènement : évènement qui aurait pu présenter un danger pour le patient / les accompagnants / le personnel mais qui n’a finalement entraîné aucune conséquence. Si cet évènement venait à se répéter, des conséquences pourraient avoir lieu.
- Évènement indésirable : évènement qui a créé un dommage pour le patient / les accompagnants / le personnel. Les conséquences peuvent être matérielles, physiques, psychologiques, financières ou autre.
- Évènement sentinelle : évènement qui a créé un dommage pour le patient / les accompagnants / le personnel et dont les conséquences sont la mort, une atteinte permanente ou une atteinte temporaire mais grave. Il est également appelé événement indésirable grave (EIG).
La gestion des événements indésirables poursuit prioritairement un but pédagogique et d’amélioration continue. Les collaborateurs sont informés des erreurs survenues, reçoivent un retour d’information sur les actions mises en place, et discutent des moyens possibles pour prévenir les erreurs. Les erreurs conduisent à des changements avec un suivi regulier.
Liberté d’expression : Les collaborateurs s’expriment librement s’ils sont témoin d’une situation pouvant nuire à un patient, et n’hésitent pas à questionner la hiérarchie sur les mesures de sécurité.
Le principe de « culture juste » : La Direction Générale s’engage à ne pas entreprendre une procédure disciplinaire à l’encontre des professionnels qui signalent un événement indésirable ou une situation à risque, qu’ils soient impliqués ou témoin de la dite situation. Toutefois ce principe de non sanction ne s’applique pas en cas de manquement délibéré (violation) ou répété aux règles de sécurité.
Implication de la hiérarchie : Les supérieurs hiérarchiques félicitent les collaborateurs respectant les règles de sécurité des soins, et prennent en considération les suggestions du personnel pour améliorer la sécurité des soins. Ils ne négligent pas les problèmes récurrents de sécurité des soins
La démarche de signalement doit être la plus exhaustive possible pour permettre l’identification de l’ensemble des risques liés à l’activité hospitalière et éviter que ces risques ne se reproduisent. Chaque déclaration et chaque analyse est traitée de manière factuelle et méthodologique dans le respect de la confidentialité des données.
Afin de prévenir et gérer les risques psycho-sociaux, un support est offert aux personnes impliquées dans un événement indésirable et qui sont en souffrance psychologique.
Objectifs
Les objectifs globaux de la gestion des événements indésirables sont de:
- Améliorer la qualité et la sécurité de la prise en charge des patients
- Améliorer la sécurité de tous les professionnels
- Développer la culture de l’amélioration continue
- Prévenir et réduire les événements indésirables
Cadre de référence/Cadre juridique
- Loi du 8 mars 2018 relative aux établissements hospitaliers et à la planification hospitalière
- The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) – version 2017 Enterprise Risk Management – Integrated Framework
- Accreditation Canada, 2020, Pratiques Organisationnelles Requises
- Organisation Mondiale de la Santé (OMS), Global priorities for patient safety research, Genève, 2009
- FHOS: l’analyse approfondie d’événement, ICSI ; les cahiers de la sécurité industrielle, n°2014-04
Champ d’application
Cette politique s’applique à l’ensemble des professionnels et partenaires HRS et concerne toutes les activités.
Définitons
Cf Procédure gestion des événements indésirables
Responsabilités
Les rôles, responsabilités et obligations des divers intervenants dans l’application de la présente politique sont définis de la façon suivante :
Conseil d’administration (CA)
- Soutient la politique de gestion des événements indésirables dans le cadre des clés stratégiques portant sur la sécurité des patients et la culture de sécurité.
- Est informé par le CEAQPH (Comité d’évaluation et d’assurance qualité des prestations hospitalières) trimestriellement des résultats EI et annuellement des thèmes prioritaires issus des résultats des événements indésirables intégrés au plan de sécurité HRS.
Comité de direction (CD)
- Intègre la politique de gestion des événements indésirables dans le cadre des clés stratégiques portant sur la sécurité des patients et la culture de sécurité.
- Reçoit les préconisations concernant les événements indésirables par le service Q&R et identifie celles qui seront appliquées, en considérant la faisabilité et les impacts sur les ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles.
- Reçoit trimestriellement les résultats, les risques identifiés et les actions locales et systémiques mises en place par le service Q&R
- Valide annuellement les thèmes prioritaires issus des résultats des événements indésirables afin de les intégrer au plan de sécurité HRS.
Comité d’évaluation et d’assurance qualité des prestations hospitalières (CEAQPH)
- Reçoit trimestriellement les résultats, les risques identifiés et les actions locales et systémiques mises en place.
- Reçoit annuellement les thèmes prioritaires issus des résultats des événements indésirables intégrés au plan de sécurité HRS.
- Priorise les actions d’amélioration liées aux événements indésirables à mettre en place.
- Communique un rapport trimestriel au CA.
Conseil médical
- Soutient la politique institutionnelle en matière de gestion des événements indésirables.
- Facilite la diffusion de l’information en rapport avec la politique.
Formation continue
Soutient le service qualité & risques dans les programmes de formation liés à la politique.
Directeurs
- Assurent la diffusion, la promotion et l’observance de cette politique dans l’ensemble des unités administratives et cliniques sous leur responsabilité.
- Collaborent avec le service RH, l’académie médicale, les référents pour stagiaires soignants et le secrétariat de direction pour s’assurer que tout médecin consultant, médecin en voie de formation, étudiant en médecine, stagiaire et intervenant externe qui se présente dans l’établissement soit informé de la présente politique par les moyens : « package » nouveau collaborateur, nouveau médecin /MEVS, communication de la présente politique sur le site internet HRS.
- Participent au traitement des événements indésirables si nécessaire.Valident les actions correctives systémiques avant mise en place si nécessaire.Participent à la transmission d’information liées aux événements indésirables si nécessaire.
- Reçoivent et suivent les indicateurs de gestion des événements indésirables via le service Q&R
Middle management (Cadres, responsables de service, référents)
- Agissent comme modèle en matière de respect des procédures relevant de la gestion des événements indésirables.
- Identifient et font remonter les besoins en formation relevant de la gestion des événements indésirables.
- S’assurent de l’observance des procédures concernant les événements indésirables par leurs pairs, équipes, stagiaires, étudiants, médecins, sous- traitants et autres intervenants.
- Participent ou mènent des analyses des événements indésirables
- Valident les actions correctives locales avant mise en place si nécessaire.
- Participent à la transmission d’information liées aux événements indésirables via les réunions de service
- Expliquent et au besoin accompagnent et supervisent le patient, le visiteur et le collaborateur externe au service dans le signalement des événements indésirables.Développent des échanges, le travail de groupe pour résoudre les problèmes de sécurité et partager les bonnes pratiques.
- Reportent à leur supérieur hierarchique le nombre d’EI du service traités/ en cours de traitement, les solutions identifiées, les blocages.
Collaborateurs HRS
- Signalent les événements indésirables détectés ou observés.
- Respectent les procédures concernant les événements indésirables.
- Rapportent aux personnes concernées toute difficulté rencontrée dans l’application des procédures.Participent au traitement des événements indésirables si nécessaire, en apportant des suggestions d’amélioration.
- Participent à la transmission d’information liées aux événements indésirables si nécessaire.
- Expliquent et au besoin accompagnent et supervisent le patient, l’accompagnant et le collaborateur externe au service dans le signalement des événements indésirables.
Référents vigilances
- S’assurent de la gestion des alertes ascendantes et descendantes de leurs domaines de vigilance
- Alertent les entités nationales selon les procédures en vigueur (Procédures pharmacovigilance, matériovigilance, réactovigilance et hémovigilance, identitovigilance) Participent au traitement des événements indésirables si nécessaire.
- Facilitent les activités de promotion de la gestion des événements indésirables.
- Suivent les indicateurs de gestion des événements indésirables.
- Proposent des plan d’actions de prévention concernant les vigilances au CEAQPH
Chargé(e) des plaintes et réclamations
- Intègre le lien d’une plainte avec un événement indésirable dans le logiciel de signalement des événements indésirables
- Participe à la transmission d’information notamment à la divulgation liée aux événements indésirables si nécessaire.
Coordinateur qualité référent des événements indésirables HRS
- Elabore et met à jour les procédures et autres documents relatifs à la gestion des événements indésirables conformément aux recommandations (inter)nationales.
- Assure un soutien d’expertise-conseil à toute personne concernée par la présente politique et utilise des messages positifs pour entretenir la motivation et l’implication des collaborateurs.
- Soutient pro-activement le conseil de direction, les directeurs, le middle management et les professionnels HRS dans la promotion de la politique.
- Assure la formation des professionnels HRS à la présente politique, aux procédures, aux méthodes d’analyses, divulgation et autres documents qui l’accompagnent.
- Assure l’étape d’évaluation des événements indésirables.
- Supervise le traitement en coordonant une analyse approfondie si nécessaire
- Coordonne le suivi des actions validées lors des analyse d’événements indésirables graves pour établir une vue systémique sur les facteurs contributifs à la survenue d’EI.
- Participe à la transmission d’information liées aux événements indésirables si nécessaire.
- Suit trimestriellement les indicateurs de gestion des événements indésirables.
- Présente trimestriellement au Conseil de Direction les résultats, les risques identifiés et les actions mises en place.
- Propose annuellement au Conseil de Direction l’intégration au plan de sécurité de thèmes prioritaires issus des résultats des événements indésirables.
Diffusion
Document diffusé à l’ensemble des professionnels HRS via le système de gestion de document électronique Vdoc Document Management (Open).